Yazı dizimizin 1. bölümünde ERP seçiminde dikkat etmemiz gereken ana başlıkları listelemiştik, kaldığımız yerden devam ediyoruz.
4. Bir Komite Kurun
ERP, CRM veya başka bir kurumsal bilgi sistemi yazılımı seçerken öncelikle seçim sürecini yürütecek ve kararı verecek bir komite kurmanız faydalı olacaktır. Bu komitede ilgili tüm departmanları temsil etme ve karar verme yetkisine sahip kişiler yer almalıdır.
• Bir komite lideri belirleyin. Bu komite liderinin mutlaka IT profesyoneli olması gerektiği gibi yanlış bir kanıya kapılmayın. Kurumsal bilgi sistemi seçimi bir IT projesi değildir. Bir kurumsal gelişim projesidir. Bu yüzden bu komite lideri karar verme ve değişim yönetme yetkisine sahip ve işinizin bütünü ve sektörünüz hakkında bilgili ve yetkin birisi olmalıdır.
• Komite üyelerinin bu sürece aktif olarak zaman ayırabileceklerini bilmeleri gerekir. Eğer zamanlarını bu iş için
ayıramayacaklar ise başka adayları da gözden geçirmeniz gerekecektir.
• Komite üyelerinden en az birinin yazılım şirketiyle kontrat imzalama yetkisine sahip olması gerekir. Bu kişinin komite dışından biri olması, komite üyelerinin seçim süreci boyunca yaptıkları görüşmelerden elde ettikleri bilgileri bütünüyle anlamasını engeller. Çünkü ERP seçimi büyük bir karardır Bu yüzden son karar vericinin seçim sürecine mümkün olduğunca çok katılması büyük önem taşır.
5. Problemlerinizi ve Kritik Başarı Faktörlerini Belirleyin
Yeni yazılım ile şirketinizde çözmeniz gereken problemleri ve kritik başarı faktörlerini belirlemeniz önemlidir. Projeyle ulaşmak istediğiniz amaçların bir listesini yapın. Bu liste almak istediğiniz yazılımın özelliklerinden ziyade sizin bu yazılım ile yapmak istediklerinize odaklanmalıdır. Bu listeyi, müşteriye üretim sürecini SMS ile bildirmek veya çalışanların hobilerini kaydetmek gibi detaylardan değil, temel amaçlarınızdan oluşturun. Örn.: Stokları doğru tutmak/ Maliyetleri düşürmek/ Pazar payını artırmak / Satış ve ürün teslim sürecini tutarlı ve hızlı hale getirmek/ Üretimde yaşanan kayıpları önlemek vb.
UNUTMAYIN: Amaçlarınıza ulaşmak sadece satın aldığınız yazılım ile gerçekleşmez.
Bu süreç kullanıcıların aktif olarak eğitilmesi, iş süreçlerinin doğru tasarlanması,
kurumsal iş yapış biçimlerinin yeniden yorumlanması gibi çabaları da içerir. Projenin
başarı kriterlerinin belirgin biçimde konması implementasyon sürecinde çalışanları
motive ettiği gibi projenin doğru yolda ve hedefe odaklı gidip gitmediğinin takibini de kolaylaştırır.
Dünyada başarısız olmuş ERP projelerinin pek çoğunun temelinde proje öncesi kurumun, yeterli
hazırlığı ve süreç tasarımı çalışmalarını yapmamış olması yatmaktadır.
6. Var olan İş Süreçlerinizi İyi Tahlil Edin ve Süreçleri Geliştirme Yöntemleri Üzerine Kafa yorun
Var olan iş süreçlerinizin işleyişini ve aksaklıklarını tam olarak anlamadan bir ERP projesine hazır olamazsınız. Maalesef ne yaptığını ve ne için yaptığını bilmeyen çalışanların var olduğu bir sürü işletme mevcuttur. Bu konudaki ilk adımınız departman bazında çalışanlarla konuşmak ve ne yaptıklarının bir analizini çıkartmaktır. Unutmayın başarı da başarısızlık da ayrıntılarda gizlidir. Pek çok işletme ERP projeleri öncesi kurumsal gelişimi ve iş süreçlerinin tanımlanması, etkin hale getirmek üzere yeniden yorumlanması konularında yönetim danışmanlığı şirketlerinden hizmet almaktadır.
Süreçleriniz nasıl yöneteceğinizi bilemezseniz ERP projeniz bir yap boz tahtasına döner ve başarısını değil ama başarısızlığını kesin olarak garanti altına almış olursunuz. Yazılım danışmanları size süreçlerinizi nasıl yönetmeniz gerektiğini söylemekle mükellef değildirler. Sadece sizin tanımladığınız süreçleri (yazılımın yapısına uygun ise) gerçekleştirebilmeniz üzere yazılıma taşırlar ve yazılım üzerinde nasıl yönetebileceğinizin yollarını gösterirler.
7. Temel Amaçlarınızı Karşılamak İçin İhtiyaç Duyacağınız Çözümlere Cevap Üreten Yazılım Tedarikçilerinin Bir Listesini Yapın
Nasıl Bir Tedarikçi İle Çalışmak İstiyorsunuz?
Genel ve Yatay Çözüm Üreten Yazılımcılar: Teknolojileri ve parametrik yapılarıyla her sektörün ihtiyaçlarına cevap üretebilen yazılım şirketleri hem daha çok müşteriye hem de daha çok çözüm ortağı ve satış kanalı üyesine sahip olur. Bu sizin satış sonrası proje yönetimi ve destek konusunda daha çok hizmet alternatifine sahip olduğunuz anlamına gelir. Ayrıca jenerik yani yatay yazılımlar kullanıcı arayüzleri ve parametrik yapıları ile kişiselleştirme ve özelleştirmelere en yatkın olan yazılımlardır.
Dikey (Sektöre Özel) Çözüm Üreten Yazılımcılar: Bir sektöre özel çözüm üreten yazılım şirketleri o sektöre özel pek çok fonksiyonalite ve deneyim sahibi olabilir. Dikey çözümler ihtiyaçlarınızı %100 çözebilir. Bu tip dikey çözümleri farklı alanlarda faaliyet gösteren birden çok şirketi veya departmanı olan grup şirketlerinin diğer şirketlerine yaygınlaştırmak ise çoğu zaman imkansızdır. Bu açıdan ileride diğer şirketlerle veya departmanlarla entegrasyon veya tüm şirketleri tek bir ortak çözüm üzerine taşıma potansiyelini engellemiş olabilirsiniz. Her sektöre uyumlanabilen yatay (horizontal) yazılım üreticilerinin de uzmanlaştığı belli sektörler veya alanlar vardır. Bu açıdan bu tip yazılım şirketlerinin dikey çözümlerini seçmek ileride olabilecek yaygınlaşma stratejileri için daha mantıklı bir çözümdür.
Kurumunuza Özel Yazılım Üreten Şirketler: Bu grup paket satıcılarından ziyade şirketler için özel yazılımlar üreten yazılım evlerinden oluşur. İhtiyaçlarınıza birebir çözüm üretecek bir yazılım ortaya çıkması olasılığı yüksektir ama bu yazılımın geliştirilmesi ve yaşatılması çok zor olacaktır. Öncelikle yazılımı yazdıracağınız şirketin sürekliliği bir soru işaretidir. Bu yüzden destek konusunu kendi bünyenizde yazılımın sorunlarını giderecek, gerektiğinde ek geliştirimler, testler vb. yapacak bir yazılım ekibiyle çözmeniz gerekecektir. Bu üç gruptan hangi tedarikçiler üzerine yoğunlaşacağınıza öncelikle karar vermeniz faydalı olacaktır.
Diğer Önemli Sorular
Tedarikçi araması yapmadan önce cevaplamanız gereken diğer sorular sistem altyapısı ve kullanımına dair sorular olmalıdır.
• Hangi database’i kullanmak istiyorsunuz? SQL, IBM, Oracle vb. mutlaka kullanmak istediğiniz bir veri tabanı var ise aday tedarikçilerinizi bu platformu destekleyen yazılım üreticilerinden oluşturursunuz.
• Sistemi tahminen kaç kişi kullanacak? Kullanıcı bazlı fiyatlama yapan yazılım tedarikçilerinden alacağınız tekliflerde kullanıcı sayısı yazılımın gerçek ve ileride oluşabilecek potansiyel maliyetini görmenize katkı sağlar.
• Bütçeniz nedir? Farklı fiyat skalalarında pek çok yazılım çözümü mevcuttur. Bütçenizi yazılım lisans bedeli ve proje bedeli şeklinde ikiye ayırabilirsiniz. Bütçenizi netleştirirseniz bedelini ödeyemeyeceğiniz pahalı ERP paketlerini incelemekle vakit kaybetmezsiniz.
Uygun aday tedarikçileri seçmek için
• İnternet’ten araştırma yapın
• Bu konuda yatırım ve proje yapmış arkadaşlarınızın fikirlerine danışın
• Varsa işbirliği yaptığınız veya tanıdığınız danışmanların görüşlerini alın
• Sektörel stk v.b. yerlerden bilgi almaya çalışın
İnternet’ten yaptığınız aramalarda favori arama motorunuza ERP, CRM, İnsan Kaynakları Yazılımı vesaire ihtiyaç duyduğunuz yazılımın özelliğine göre keyword’ler yazarak arama yapmanız daha objektif sonuçlara ulaşmanızı sağlar. İlgili olduğunuz çözüme özel bilgi portallerinde yer alan listeler genellikle portal yöneticileri ve tedarikçiler tarafından manipüle edildikleri için size yeterince objektif bilgi vermeyebilir. Bulduğunuz tedarikçilerin Web sitelerini inceleyerek sizin ihtiyaçlarınız için uygun olup olmadıkları konusunda bir ön eleme yapabilirsiniz.
8. Temel Fonksiyonlar Üzerinde Vakit Kaybetmeyin
Pek çok ERP çözümü temel fonksiyonları (finansal işlemler, fatura vb.) başarı ile yerine getirir. Ürünler arasında karşılaştırma yaparken özel ihtiyaçlarınızı çözebilme yeteneklerine ve diğerine göre sunduğu ekstra özellik ve fonksiyonlara daha çok odaklanın.
İhtiyaçlarınızı öncelik sırasına göre yazarak değerlendirmenizde bu ihtiyaçları göz önünde bulundurun.
Tüm ihtiyaçlarınız aynı önem derecesine sahip olmayabilir. İhtiyaçlarınızı
• En kritik ihtiyaçlar
• Yüksek öneme sahip olanlar
• Orta derecede önemli olanlar
• Düşük derecede önemli olanlar
• Olmasa da olur konular.
Çözümlerin ihtiyaçlarınızı önem sırasına göre karşılama yüzdesi güzel bir karşılaştırma tablosu elde etmenizi kolaylaştıracaktır.
9. İhtiyaçlarınızı %100 Karşılayan Bir Çözüm Bulmaya Kalkmayın
Kurumunuz için özelleştirilmedikçe hiçbir yazılım çözümü tüm ihtiyaçlarınızı %100 karşılayamaz. Bu açıdan değerlendirme sürecinde yazılımların tüm ihtiyaçlarınızı karşılama yeteneklerinden çok bu ihtiyaçlarınızı ne kadar kısa sürede %100 karşılar hale gelebileceğini değerlendirmeniz gerekir.
İhtiyaçlarınızı %60 karşılayan ama ihtiyaçlarınıza göre hızla şekillenebilen esnek bir çözüm, ihtiyaçlarınızı %80 oranında karşılayan ama üzerinde özelleştirme ve geliştirim yapması uzun süren bir yazılım çözümüne göre daha avantajlıdır. Bu da yazılımın teknolojisinin esnekliği ve geliştirilebilirliği ile yakından alakalıdır.
10. RFP (Request for Proposal) Hazırlayın
RFP tedarikçiler ile iletişiminiz belli bir formatta yürütmeniz ve ön eleme yapmanız için iyi bir araçtır. Hazırladığınız RFP’de tedarikçilerinize maliyet, temel modül ve fonksiyonlar, teknoloji, müşteri tabanı, geliştirim ve proje implementasyon ekibi ve yetenekleri, benzer referansları vb. hakkında sorulara yer vererek tedarikçilerin cevaplamasını sağlayın. Aldığınız cevaplar ile beklenti, amaç ve ihtiyaçlarınızı karşılaştırarak bir ön eleme yapın.
Bir sonraki makalede görüşmek üzere…