Değerli Okuyucu,
Bu yazı dizisi ERP, CRM, İnsan Kaynakları Yönetimi vb. kurumsal bilgi sistemi uygulamalarını işletmelerinde hayata geçirecek olan firma proje yöneticilerine ve karar vericilerine ışık tutacak bilgiler içermektedir. İçeriği ağırlıklı olarak ERP üzerine odaklanmış olsa da burada yazılan tavsiyeler tüm kurumsal yazılım seçimi süreçlerine rahatlıkla uygulanabilir. Bu dokümanda yer alan yazıların tümü Workcube topluluğu yönetici ve danışmanlarının araştırma, deneyim ve öngörülerine dayanarak yazdıkları ve derledikleri bilgilerden oluşur. Bu bilgilerin yapacağınız yatırımda en doğru kararı vermenizde size yardımcı olacağına inanıyoruz.
Keyifli okumalar dileriz.
Yazı dizimizin başlıkları aşağıdaki şekilde olacaktır.
- Giriş
- ERP Nedir?
- Ön HazırlıkYapın
- Bir Komite Kurun
- Problemlerinizi ve Kritik Başarı Faktörlerini Belirleyin
- Varolan İş Süreçlerinizi İyi Tahlil Edin ve Süreçleri Geliştirme Yöntemleri Üzerine Kafa Yorun
- Temel Amaçlarınızı Karşılamak İçin İhtiyaç Duyacağınız Çözümlere Cevap Üreten Yazılım Tedarikçilerinin Bir Listesini Yapın
- Temel Fonksiyonlar Üzerinde Vakit Kaybetmeyin
- İhtiyaçlarınızı %100 Karşılayan biz Çözüm Bulmaya Kalkmayın
- RFP (Request for Proposal) Hazırlayın
- Hazırladığınız Kısa Listedeki Tedarikçiler ile Görüşün
- Toplantılarda Tedarikçileri Sınırlamayın
- Toplantılarda Not Almayı Unutmayın
- Bağımsız Demo kullanım Talebinde Bulunun
- 2.Tur Kısa Listenizi 2 veya 3 Tedarikçi ile Sınırlı Hale Getirin
- Departmanlarınıza Özel Demo Talebinde Bulunun
- Tedarikçinin Implementasyon Metodolojisini Dinleyin
- Bütüne ve Bütünün Faydalarına Odaklanın
- Tedarikçinizin Referanslarını Arayın
- Yazılım Şirketini Yerinde Ziyaret Edin
- Fiyat Tekliflerini İyi Okuyun
- Yazılımın Teknik Özelliklerini İyi İnceleyin
- Web Tabanlı ve Bütünsel Yazılımların BT Optimizasyonuna Katkı Sağladığını Unutmayın
- Tedarikçiler ile Pazarlık Yapın
1. Giriş
Kurumun bütününde bir değişim yaratması ve uğrunda harcanan bütçeler söz konusu olduğunda kurumsal bilgi sistemi yatırımları, seçim aşamasından proje yönetimine yanlışı kesinlikle kaldıramayan kritik yatırımlardır. Bunun tam tersi olduğunda yani doğru yazılım ve yazılım tedarikçisi ile yola çıkıldığında ve başarılı bir proje gerçekleştirdiğinizde ise yatırdığınız parayı çok kısa sürede geri alır ve kurumunuzun bütününde karlılık, verimlilik,müşteri memnuniyeti artışı, maliyetlerin düşmesi gibi belirgin iyileşmeler yaşarsınız.
ERP gibi kurumsal bilgi sistemleri yatırımları kurumların uzun vadeli ihtiyaçlarını karşılamak üzere yapılan yatırımlardır. Bu açıdan bir seçim yapmadan önce kurumunuzun gelecekteki potansiyelini, pozisyonunu ve ihtiyaçlarını da göz önüne almanız büyük önem taşır. Yatırım yapacağınız yazılımın sadece bugünkü değil gelecekteki iş potansiyelinizi, organizasyon yapınızı ve kurumsal iş yükünüzü yönetmeye müsait bir yazılım olması gerekir. Bu seçtiğiniz yazılımın implementasyon (uygulama) sürecini kolaylaştırır.
Bu açıdan ister ERP veya E-Dönüşüm gibi kurumun bütününü, isterse CRM veya İnsan Kaynakları gibi sadece belli departmanları ilgilendiren yazılımlar olsun yola devam edeceğiniz yazılım çözümünü seçerken birden çok bileşeni bir arada değerlendirmeli ve bu projelerden önce kurumsal yeniden yapılanma sürecinizi çok iyi biçimde tahlil etmelisiniz.
2. ERP Nedir?
Günümüzde artık ERP, bir kurumun bütününde akan tüm bilginin tamamen entegre ve birbiriyle %100 bütünlüklü biçimde kayıt ve kontrol altına alınmasını sağlayan yazılımlara deniyor.
ERP artık sadece iş gücü ve finansal kaynakları yöneten kısır bir yazılım olarak algılanmamalı. İşletmelerin süreçlerini siparişten başlatıp faturada sonlandıran bu eski nesil klasik ERP yazılımları günümüzün iş dünyasına kesinlikle cevap veremez durumda. Çünkü sipariş öncesi, fatura sonrası operasyonlarını ve iş ortakları ile müşterilerini entegre biçimde yönetemeyen işletmeler rekabetin dışında kalmaya mahkum.
3. Ön Hazırlık Yapın
Kurum Olarak ERP Seçim Sürecine Hazır mısınız?
Herhangi bir yazılım şirketiyle görüşmeye başlamadan önce kurumsal bilgi sisteminden (bu komple bir E-İş (Web Tabanlı ERP çözümü, CRM çözümü, İK çözümü vb. olabilir) kurumsal ihtiyaç ve beklentilerinizi belirlemek için pek çok orunun cevabını bulmanız gerekir. Aşağıdaki sorulara vereceğinizi cevaplar hem seçim hem de proje aşamasında hangi uygulamalara ve ne tür fonksiyonlara ihtiyaç duyduğunuzu belirlemenizde size yardımcı olacaktır.
Kurumunuzun üst yöneticileri ERP proje sürecini destekliyor mu?
Seçim, implementasyon ve proje başarısının değerlendirilmesi sürecinde üst yönetimden kim veya kimler rol alacak? Projelerin başarılı olması için, kurum içerisindeki yöneticilerin özellikle yazılımı kullanacak farklı departmanların yöneticilerinin seçim sürecin bir parçası olması şarttır.
Uygulamaya alınacak yazılımın modüllerinin kendi departmanlarına ve işlerine uygunluğunun belirlenmesinde hangi profesyoneller sorumlu olacak?
IT departmanının ötesinde diğer kurumsal departmanların projeyi ve başarısını sahiplenmesi çok önemlidir.
Proje yöneticiniz kim olacak?
ERP veya başka bir yazılım seçim sürecinde bir kişi (dışarıdan bir danışman veya bir kurum çalışanı) bu sürecin hızlı ve başarılı yürümesinden sorumlu olmalıdır. Yazılım tedarikçilerinin demolarını koordine etme, bu şirketlerle bilgi alışverişinde bulunma, satış, finans, insan kaynakları, üretim gibi şirketin tüm birimlerinden gelen katılımcılara liderlik etme ve yeni sistem ile anahtar kullanıcıları tanıştırma gibi görev ve sorumlulukları bu proje lideri yönetmelidir.
Satın almayı düşündüğünüz yazılım çözümü ile çözmeyi planladığınız temel problem ve iş ihtiyaçlarınız neler?
Örneğin üretim sürecini kısaltmak mı istiyorsunuz, tedarikçilerinizle veya bayilerinizle iletişiminizi mi artırmak istiyorsunuz? Tüm bu ihtiyaç ve beklentileri önem sırasına göre listelemeniz seçim sürecinde değerlendirmelerinizi kolaylaştıracaktır.
Uygulamaya koyacağınız ERP çözümünün size sağladığı faydaları ölçmek için kullanacağınız hedefler ve ölçümlemeler neler olacak?
Bu tip ölçümleme kriterleri için en iyi başlangıç noktası stokların doğruluğu ve güncel takibi, maliyet düşüşleri, ay sonu veya yıl sonu kapanışlarını hızlı yapabilme gibi zaten yapmakta olduğunuz bazı işleri temel performans göstergesi olarak baz almak olabilir. Bunlar dışında daha önce yapamadığınız ama yeni sistemle mutlaka yapmayı planladığınız iş ve operasyon yeteneklerini (örneğin bir B2B portal kurmak ve buradan sipariş almak gibi) de temel performans göstergesi olarak belirleyebilirsiniz. Bu listeyi de öncelik sırasına göre yapmanız yazılım tedarikçilerinin size daha etkin demo yapmalarını kolaylaştıracak zamandan tasarruf sağlayacaktır.
UNUTMAYIN: Dünyada başarısız olmuş ERP projelerinin pek çoğunun temelinde proje öncesi kurumun, yeterli hazırlığı ve süreç tasarımı çalışmalarını yapmamış olması yatmaktadır.
Kullanıcıların üretkenliğini artırmak, ihtiyaç duyduğu verilere veya işlem sayfalarına daha hızlı ulaşmalarını sağlamak için yeni bir bilgi sisteminden beklediğiniz özellik ve fonksiyonlar neler?
Yazılımın web tabanlı olması, kullanıcı dostu arayüzü olması, sayfaların kullanıcılara göre özelleştirilebilmesi, self-servis işlemleri kapsaması, kullanıcılara göre özelleştirilen menü yapısına sahip olması, kurumunuzdaki olası değişikliklere karşı şekillenebilen parametrik yapıda olması, sistemin mobil cihaz entegrasyonu olması, zengin-medya (Web 2.0) entegrasyonlarını desteklemesi vb. kriterler kullanıcıların verimlilik, erişim ve iletişim olanaklarını artıran temel göstergeler olacaktır.
Kurumunuzun içerisinde yeni bilgi sistemi ile entegre edilmesi zorunlu in-house çözümler, makine üretim yazılımları veya önceden satın alınmış diğer bilgi yönetimi yazılımları var mıdır?
Bu yazılımların kod yapısı ve teknolojisinin entegrasyona uyumlu olması en az yeni yatırım yapacağınız yazılımın entegrasyona uygunluğu kadar önemlidir. Bu yüzden tedarikçiler ile görüşmeden bu yazılımları ve teknik bileşenlerini gösteren bir liste hazırlayarak tedarikçilere sunmanız alacağınız cevapların daha hızlı ve doğru olmasını sağlar.
Satın aldığınız yazılım paketini uygulamaya hangi modülden başlayacaksınız?
Genellikle ERP, CRM veya insan Kaynakları Yönetimi gibi çözümler faz faz uygulamaya konabilecek yapıdadır. Bu açıdan kurumunuzun çözümlenmeye en şiddetli ihtiyaç duyulan iş süreçlerini öncelikli olarak yeni sisteme taşımak isteyebilirsiniz. Bu konuda bir adım adım uygulama sıralaması yapabilirsiniz. Bu konuda pek çok proje yapmış ve en iyi uygulama yöntemleri hakkında fikir ve deneyim sahibi yazılım tedarikçilerinin de uyguladığı bir implementasyon metodolojisi ve sıralaması var ise demolarda bunu da detaylarıyla anlattırmak hem bu konudaki deneyim ve tecrübelerini test etmek açısından hem de yeniden yapılanma gerektiren bu tip süreçleri daha başarı ile yönetmek açısından size katkı sağlayacaktır.
Yeni sistemin kullanımı ile ilgili hangi kullanıcıların eğitilmesi gerekmektedir?
Sistemin son kullanıcıları kimlerdir? Bu kişiler sistemi kullanabilecek yetkinlik ve yeterliliklere sahip midir? Yeni bir sistemi kurum bütününde hayata geçirmek için yeni eleman almak gerekecek midir? Unutmayın hangi yazılım çözümü olursa olsun, yeni bir bilgi sisteminin kurumunuzdaki başarısı direkt olarak kullanıcılarının yeni sisteme adaptasyonları, kullanımı ve yetenekleri ile alakalıdır.
Yazı dizimizin sonraki bölümünde görüşmek üzere…